Control del documento

Criterio de actualización

El Manual se concibe como un instrumento dinámico. Podrá ser revisado cuando existan modificaciones normativas, cambios en los sistemas de información, observaciones de auditoría, nuevas necesidades operativas o mejoras surgidas de la experiencia de gestión.

Las aclaraciones, instructivos y adecuaciones operativas que no alteren competencias ni requisitos sustanciales podrán documentarse como anexos o revisiones técnicas. Las modificaciones que impliquen cambios sustantivos en circuitos, competencias, requisitos o actos administrativos deberán elevarse para la aprobación que corresponda.

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Contenido

1. Objeto, finalidad y alcance

El presente Manual tiene por objeto sistematizar los principales procedimientos, criterios técnicos, responsabilidades, controles y documentos de apoyo vinculados con la gestión de bienes patrimoniales de la Universidad Nacional de Salta.

1.1 Finalidad

• Uniformar criterios de administración patrimonial.
• Fortalecer el control interno, la trazabilidad y la transparencia.
• Mejorar la calidad, integridad y oportunidad de los registros.
• Ordenar los circuitos de altas, asignaciones, transferencias, inventarios, bajas y disposición de bienes.
• Facilitar conciliaciones, auditorías, rendiciones y procesos de regularización.
• Favorecer la actualización permanente de los sistemas patrimoniales institucionales.

1.2 Alcance institucional

Será aplicable, según corresponda, a Rectorado, Facultades, Secretarías, Institutos, Sedes, Institutos de Educación Media, bibliotecas, laboratorios, talleres, depósitos, áreas administrativas, académicas y técnicas y demás unidades organizativas que administren, utilicen o custodien bienes de uso.

2. Marco normativo y documental de referencia

La gestión patrimonial de la Universidad Nacional de Salta se desarrolla en el marco de la autonomía y autarquía universitaria y se sustenta prioritariamente en el Estatuto de la Universidad, en las reglamentaciones y actos administrativos dictados por sus órganos competentes y en las demás normas que resulten aplicables según la materia.

Las normas generales de administración financiera, procedimiento administrativo y gestión de bienes del Estado Nacional serán consideradas conforme a su respectivo ámbito de aplicación. Cuando no resulten de aplicación directa a las Universidades Nacionales, podrán constituir antecedentes o referencias técnicas para la interpretación y mejora de la gestión, sin desplazar la normativa universitaria propia ni alterar las competencias de sus órganos.

2.1 Normativa institucional de la UNSa

2.2 Normativa general y de referencia

2.3 Normativa y antecedentes específicos según procedimiento

3. Principios rectores

4. Organización, roles y responsabilidades

5. Documentación, expedientes y sistemas

Todo movimiento patrimonial deberá contar con respaldo documental suficiente y conservar trazabilidad entre el bien, el acto o antecedente que lo origina, la dependencia interviniente, el responsable y el registro en el sistema institucional correspondiente.

• Los expedientes y actuaciones deberán reunir antecedentes completos, legibles y ordenados.
• Los reportes de sistemas deberán conservarse cuando sean parte del análisis, conciliación o control.
• Los resultados de inventarios y relevamientos deberán utilizarse para actualizar responsables, ubicaciones y estados.
• La transición y consolidación de SIU-Diaguita deberá acompañarse con controles de consistencia y conciliación con los registros administrativos y contables disponibles.

Documentación mínima

• Factura, orden de compra o documento equivalente cuando corresponda.
• Acta o constancia de recepción.
• Expediente o actuación administrativa.
• Resolución o acto aprobatorio cuando corresponda.
• Identificación de dependencia, responsable de uso y ubicación.

Actividades principales

1. Recepcionar el bien y la documentación.
2. Verificar datos administrativos, contables y físicos.
3. Determinar naturaleza patrimonial, rubro/inciso y procedencia de registración.
4. Registrar en el sistema patrimonial.
5. Asignar número de inventario o identificación correspondiente.
6. Etiquetar/marcar y emitir planilla de cargo o constancia de asignación.

Controles mínimos

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 4/2025 - Donaciones de bienes a la UNSa.
• Documento Informativo N.º 8/2025 - Criterios sobre copias, reproducciones y publicaciones digitales.
• Documento Informativo N.º 01/2024 - Clasificación presupuestaria de construcciones.

Actividades principales

1. Identificar el bien y la dependencia de afectación.
2. Determinar el responsable de uso.
3. Registrar la ubicación física con el nivel de detalle institucionalmente definido.
4. Emitir planilla de cargo, acta o constancia.
5. Obtener conformidad cuando corresponda.
6. Actualizar el sistema patrimonial.

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 7/2025 - Responsabilidad de los bienes.

Documentación mínima

• Solicitud o justificación del traslado.
• Detalle de números de inventario.
• Conformidad de origen y destino cuando corresponda.
• Autorización de la autoridad competente si fuera necesaria.

Actividades principales

1. Recibir solicitud o detectar necesidad.
2. Verificar identificación y estado del bien.
3. Documentar conformidad de origen.
4. Documentar conformidad de destino.
5. Actualizar dependencia, responsable y ubicación en el sistema.
6. Archivar las constancias respaldatorias.

Modalidades

• Inventario general: comprende la totalidad de los bienes de la universidad.
• Relevamiento parcial: comprende sectores, áreas o grupos determinados de bienes.
• Control selectivo: verificación puntual sobre determinados bienes o registros.
• Relevamiento extraordinario: ante cambios de autoridades, mudanzas, reorganizaciones, siniestros, auditorías, denuncias, investigaciones administrativas o implementación de sistemas.

Etapas

Preparación: Coordinar alcance y fechas, emitir reportes, designar intervinientes y notificar el inicio.

Control físico: Visualizar bienes, verificar identificación, ubicación, responsable y estado; obtener soporte fotográfico cuando sea pertinente.

Procesamiento: Clasificar resultados, confeccionar informes y anexos e identificar situaciones pendientes.

Regularización: Impulsar transferencias, bajas, actualización de responsables, búsquedas y demás actuaciones necesarias.

Cierre: Emitir informe final, conservar respaldos y actualizar sistemas.

Clasificación mínima de resultados

• Anexo I - Bienes localizados.
• Anexo II - Bienes no visualizados.
• Anexo III - Bienes visualizados en otra dependencia.
• Anexo IV - Bienes sin identificación.
• Anexo V - Bienes para gestión de baja.

Documentos y antecedentes asociados

• Bases Metodológicas para la Toma de Inventarios y Control de Bienes de Uso - UNSa.

Actividades principales

1. Detectar y documentar la no localización.
2. Solicitar búsqueda interna y descargo de la dependencia.
3. Verificar antecedentes de transferencias, bajas, permisos de uso (préstamos temporales) o cambios de ubicación.
4. Clasificar la situación según los antecedentes reunidos.
5. Promover actuación administrativa cuando corresponda.
6. Registrar la regularización o mantener seguimiento documentado.

Diferenciación entre desuso y rezago

Actividades principales

1. Detectar el bien en desuso.
2. Evaluar estado y utilidad.
3. Requerir informe técnico si corresponde.
4. Analizar posibilidad de reparación o reutilización interna.
5. Derivar a depósito cuando reúna condiciones o iniciar trámite de baja.
6. Documentar la decisión y actualizar registros.

Documentación mínima

• Solicitud o informe que motive la baja.
• Informe técnico cuando corresponda.
• Fotografías u otros respaldos.
• Dictamen jurídico cuando resulte procedente.
• Acto administrativo aprobatorio.
• Planilla o registración de baja y constancia de disposición final.

Actividades principales

1. Recibir la solicitud.
2. Verificar antecedentes e identificación del bien.
3. Obtener informe técnico.
4. Gestionar intervención jurídica cuando corresponda.
5. Obtener el acto administrativo que autorice la baja.
6. Registrar la baja y documentar la disposición final.

Actuación inmediata

1. El responsable o agente que detecte la falta comunicará inmediatamente el hecho a su superior jerárquico y a la autoridad de la Unidad, dejando constancia formal.
2. Se deberá radicar la denuncia penal ante el órgano competente cuando corresponda.
3. Se conformará expediente administrativo incorporando la denuncia y la documentación de respaldo.
4. El expediente será remitido al Área de Patrimonio de la unidad y a la Dirección de Patrimonio para toma de razón y seguimiento.

Información mínima

• Número de inventario y descripción del bien.
• Responsable patrimonial según registros.
• Fecha, lugar y circunstancias de la desaparición.
• Actas, registros, fotografías u otros antecedentes disponibles.

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 02/2025 - Procedimiento ante robo/hurto de bienes patrimoniales.

Bienes admisibles

• Bienes con baja patrimonial aprobada.
• Bienes en trámite formal de baja con documentación respaldatoria.
• Bienes operativos que no son utilizados por la dependencia de origen y pueden ser reasignados.
• Bienes de uso permanente del propio depósito.

Circuito operativo

1. Recepción documentada mediante nota y/o formulario correspondiente.
2. Clasificación por estado y situación administrativa.
3. Registro de ubicación y permanencia.
4. Difusión de disponibilidad cuando el bien sea reutilizable.
5. Autorización de reasignación y retiro.
6. Actualización de registros o continuación del trámite de baja/disposición final.

Reglas específicas

• El depósito tiene carácter transitorio, salvo los bienes de uso permanente del propio depósito.
• El traslado de ingreso y retiro corresponde, como regla, a la dependencia remitente o receptora.
• La Dirección de Patrimonio recibe los bienes en el estado documentado y no asume su aptitud técnica para reutilización.
• Las solicitudes de reasignación deberán retirarse dentro del plazo previsto por los lineamientos; las reservas no serán indefinidas.
• Ante múltiples solicitudes podrán aplicarse criterios de prioridad y justificación de uso previstos en los lineamientos.

Documentos y antecedentes asociados

• Resolución R-N.º 0466-2026 - Lineamientos para el Funcionamiento del Depósito de Bienes.

Actividades principales

1. Identificar el activo generado.
2. Documentar origen, autoría, área productora y finalidad.
3. Determinar su naturaleza y tratamiento patrimonial.
4. Coordinar con las áreas técnicas competentes cuando resulte necesario.
5. Registrar, valuar economicamente, catalogar o resguardar conforme corresponda.
6. Promover preservación y reutilización institucional.

Actividades principales

1. Importar o consolidar fuentes.
2. Normalizar criterios y campos.
3. Cruzar expediente, importe, rubro, concepto y referencias patrimoniales.
4. Identificar diferencias.
5. Regularizar o justificar diferencias.
6. Emitir informe de conciliación y pendientes.

1. Definir el indicador y su periodicidad.
2. Consolidar datos y validar consistencia.
3. Publicar tablero o informe.
4. Analizar desvíos y proponer acciones de mejora.

1. Registrar el requerimiento y su plazo.
2. Definir alcance y responsables.
3. Recolectar antecedentes y reportes.
4. Preparar respuesta fundada y verificable.
5. Remitir informe.
6. Hacer seguimiento de observaciones y compromisos de regularización.

Circuito básico

1. Ofrecimiento del donante mediante nota y, preferentemente, formulario de donación.
2. Evaluación preliminar de pertinencia y utilidad por la dependencia receptora.
3. Intervención de la Dirección de Patrimonio para verificar documentación, estado y valuación cuando corresponda.
4. Intervención de Asesoría Jurídica.
5. Aprobación o aceptación por la autoridad competente conforme al régimen vigente.
6. Registración e incorporación patrimonial bajo responsabilidad del área receptora.

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 4/2025 - Gestión de donaciones de bienes muebles en la UNSa.

Circuito básico

1. Solicitud formal de la institución interesada con destino previsto y documentación de personería y situación fiscal.
2. Identificación de bienes sin utilidad operativa para la Universidad.
3. Evaluación de la procedencia por el área patrimonial.
4. Exhibición y aceptación del estado de los bienes por la entidad beneficiaria.
5. Autorización mediante el acto administrativo competente.
6. Baja patrimonial, entrega formal y retiro a cargo de la institución beneficiaria.

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 5/2025 - Transferencias sin cargo de bienes patrimoniales.

• Expediente administrativo formal.
• Solicitud del Centro de Estudiantes.
• Copia fiel del acta de proclamación de autoridades para acreditar representación.
• Intervención patrimonial sobre disponibilidad y procedencia.
• Autorización de la autoridad de gestión competente.
• Dictamen jurídico y resolución del Consejo Superior cuando corresponda.
• Baja patrimonial y entrega formal al representante acreditado.

Documentos y antecedentes asociados

• Documento Informativo N.º 3/2025 - Transferencias sin cargo de bienes a Centros de Estudiantes.

Distinción según procedencia y título jurídico

Relevamiento técnico y documental mínimo

1. Antecedentes dominiales y catastrales: título o antecedente de dominio disponible, planos, nomenclatura catastral, ficha parcelaria vigente y/o croquis de ubicación.
2. Superficie: superficie aproximada cubierta y descubierta.
3. Ubicación: provincia, departamento/partido, localidad y domicilio o referencia precisa.
4. Tipo de inmueble: edificio, terreno, galpón u otra tipología.
5. Destino: uso institucional previsto por la Universidad.
6. Estado de conservación: relevamiento técnico respaldado, preferentemente, con registro fotográfico.
7. Restricciones: gravámenes, afectaciones, servidumbres, restricciones dominiales o administrativas que pudieran alcanzar al inmueble.
8. Valuación: valuación fiscal y, cuando corresponda, valuación comercial o técnica.
9. Fundamentación: razones que motivan la operación, tales como liberación de alquileres, nuevas sedes, oficinas, aulas, ampliación de superficie u otras necesidades institucionales.
10. Dotación y ocupación prevista: cantidad y características del personal, áreas usuarias y modalidad de utilización.
11. Seguros: necesidad de contratación de coberturas, incluyendo responsabilidad civil respecto de personas y/o bienes de la Universidad o de terceros, cuando corresponda.
12. Necesidades especiales: zonas restringidas, rurales o industriales; estacionamiento o espacio para vehículos; atención al público; intensidad de uso y otras condiciones particulares.
13. Datos adicionales: proyecto de obra, adecuación o intervención prevista, si correspondiera.
14. Factibilidad: estudios técnicos, criterios de oportunidad, mérito y conveniencia y análisis de sustentabilidad de la operación.
15. Formalidades: cumplimiento de los requisitos técnicos y jurídicos del transmitente/cedente y de la Universidad como receptora.
16. Obligaciones posteriores: determinación de la parte responsable del mantenimiento, conservación, resguardo, integridad, disponibilidad, tributos, tasas, servicios y demás cargas asociadas al inmueble.

Circuito orientativo

CT-01 - Clasificación presupuestaria de construcciones

Este criterio orienta la diferenciación entre erogaciones que pueden dar lugar a incorporación patrimonial y aquellas vinculadas con consumo o servicios, sin sustituir el análisis presupuestario y técnico que corresponda en cada caso.

CT-02 - Copias, reproducciones y publicaciones digitales

Antes de incorporar al patrimonio copias, reproducciones o publicaciones digitales impresas, deberá verificarse su condición legal y el derecho de reproducción o uso institucional.

No corresponde incorporar

• Fotocopias o reproducciones no autorizadas de obras protegidas.
• Impresiones o encuadernaciones descargadas de Internet sin licencia abierta o autorización.
• Software, aplicaciones o licencias sin respaldo de adquisición o autorización de uso.
• Reproducciones particulares sin documentación suficiente que acredite titularidad o cesión de derechos.

Podrán considerarse

• Obras de acceso abierto o con licencia que permita reproducción y difusión.
• Material adquirido legítimamente con derechos de uso institucional.
• Producción propia de la Universidad o de sus integrantes cuando exista constancia de autoría y tratamiento de derechos.
• Copias certificadas o de resguardo emitidas o autorizadas por organismos o titulares correspondientes.

CT-03 - Responsabilidad sobre bienes patrimoniales

La responsabilidad patrimonial comprende el deber de uso adecuado, custodia, conservación, información y rendición respecto de los bienes asignados o efectivamente utilizados.

• Cuidado y custodia del bien.
• Uso exclusivo para fines autorizados e institucionales.
• Mantenimiento de información actualizada sobre ubicación y estado.
• Comunicación de cambios, traslados, deterioros o faltantes.
• Transferencia o devolución formal ante cambio de funciones, dependencia, renuncia, jubilación o finalización de vínculo.
• Cumplimiento de normas y procedimientos internos.

CT-04 - Identificación y estado de conservación

Los bienes deberán contar, en la medida de lo posible, con identificación patrimonial visible y legible. Las etiquetas deterioradas, faltantes o incorrectas deberán ser objeto de re-etiquetado o regularización.

CT-05 - Bienes de terceros y bienes personales

Los bienes pertenecientes a terceros o a agentes deberán identificarse adecuadamente mediante rótulos, actas u otros mecanismos que permitan distinguirlos de los bienes institucionales y delimitar responsabilidades.

La existencia de estos bienes deberá ser considerada en inventarios y controles, especialmente cuando puedan generar confusión con bienes registrados a nombre de la Universidad.

Formularios normalizados

Cursogramas generales

Alta patrimonial

Inventario

Baja patrimonial

Donación recibida

Transferencia sin cargo

Permiso de uso temporal

Robo / hurto

Auditoría

Matriz de antecedentes documentales incorporados al Manual

Esta matriz identifica documentos metodológicos e informativos que sirvieron como antecedentes para la integración del Manual. Su inclusión no implica que todos tengan naturaleza normativa: cuando corresponda, deben distinguirse de las normas y actos administrativos enumerados en el capítulo 2.

Aprobación, vigencia y mejora continua

El presente Manual podrá ser elevado para consideración y aprobación por la autoridad competente como instrumento institucional para ordenar la gestión patrimonial de la Universidad Nacional de Salta.

Actualización

El Manual será revisado cuando existan modificaciones normativas, cambios de sistema, observaciones de auditoría, incorporación de nuevos procedimientos, experiencias derivadas de inventarios y conciliaciones o mejoras de procedimiento.

Cada actualización deberá identificarse mediante número de versión y fecha, conservar un resumen de cambios y mantener disponibles los antecedentes que justifiquen la modificación.

Documentos complementarios

La Dirección de Patrimonio podrá elaborar instructivos, formularios, guías, documentos metodológicos, preguntas frecuentes y otros materiales de apoyo para facilitar la aplicación de los procedimientos, siempre dentro de sus competencias y sin alterar los requisitos sustanciales establecidos por la normativa vigente o por los actos administrativos aprobatorios.

Cláusula de revisión

DIRECCIÓN DE PATRIMONIO

Dirección General de Administración - Universidad Nacional de Salta