📘1. Introducción
La toma de inventarios y el control de bienes de uso constituyen herramientas fundamentales para garantizar la adecuada administración, conservación, registración y resguardo del patrimonio institucional de la Universidad Nacional de Salta.
Los relevamientos patrimoniales permiten verificar la existencia física, ubicación, estado de conservación, asignación y utilización de los bienes institucionales, así como detectar inconsistencias, faltantes, bienes no identificados, transferencias no formalizadas y demás situaciones que requieran regularización administrativa.
En el marco de los procesos de modernización administrativa, fortalecimiento del control interno y actualización permanente de los registros patrimoniales, resulta necesario establecer criterios metodológicos comunes para la realización de inventarios y controles patrimoniales en las distintas dependencias universitarias.
🎯2. Finalidad
🏢3. Alcance
Las presentes Bases podrán aplicarse en Rectorado, Facultades, Secretarías, Institutos, Sedes Regionales, Institutos de Educación Media, Bibliotecas, Laboratorios, Talleres, Depósitos, áreas administrativas, académicas y técnicas, y demás dependencias universitarias.
Rectorado Facultades Sedes Bibliotecas Laboratorios Talleres Depósitos⚖️4. Principios rectores
🗂️5. Tipos de relevamiento
🧭6. Etapas del relevamiento
6.1 Etapa preparatoria
- Coordinar con la dependencia a relevar.
- Definir fechas, sectores y alcance del control.
- Emitir reportes patrimoniales vigentes.
- Designar agentes intervinientes.
- Notificar formalmente el inicio de tareas.
- Elaborar el Acta de Inicio cuando corresponda.
6.2 Etapa de control físico
- Verificar físicamente los bienes.
- Identificar ubicación, sector y responsable.
- Controlar etiquetas patrimoniales.
- Registrar estado de conservación.
- Tomar soporte fotográfico cuando resulte pertinente.
- Detectar inconsistencias, bienes no identificados, bienes de terceros o bienes personales.
6.3 Etapa de procesamiento
- Confeccionar informes y anexos.
- Clasificar bienes localizados, no visualizados, ubicados en otra dependencia, sin identificación o para baja.
- Consignar observaciones relevantes.
- Identificar situaciones pendientes de regularización.
🧾7. Clasificación de resultados
👥8. Responsables y roles
🏷️9. Identificación y estado de los bienes
Los bienes deberán contar, en la medida de lo posible, con identificación patrimonial visible y legible. Cuando las etiquetas se encuentren deterioradas, ilegibles, faltantes o incorrectas, deberán impulsarse tareas de re-etiquetado o regularización.
| Código | Estado de conservación | Criterio orientativo |
|---|---|---|
| 1 | Muy bueno | Bien conservado, operativo y sin deterioros relevantes. |
| 2 | Bueno | Bien operativo, con desgaste normal de uso. |
| 3 | Regular | Bien con deterioros o limitaciones que requieren seguimiento, reparación o evaluación. |
| 4 | Malo | Bien deteriorado, inutilizable, obsoleto o en condiciones que ameriten informe técnico o gestión de baja. |
⚠️10. Tratamiento de inconsistencias
Las inconsistencias detectadas deberán analizarse y regularizarse mediante las actuaciones administrativas correspondientes.
🪧11. Bienes de terceros y bienes personales
Los bienes pertenecientes a terceros o a empleados deberán identificarse adecuadamente mediante rótulos o mecanismos que permitan deslindar responsabilidades patrimoniales.
📸12. Soporte documental y fotográfico
Las tareas de relevamiento podrán complementarse mediante soporte fotográfico, planos, croquis, informes técnicos, documentación digitalizada, actas, registros electrónicos y constancias de regularización.
La documentación generada deberá permitir reconstruir la tarea realizada y respaldar las decisiones administrativas posteriores.
⚙️13. Regularización posterior
Las dependencias deberán impulsar las acciones necesarias para formalizar transferencias, gestionar bajas, ubicar bienes faltantes, informar novedades, actualizar responsables, completar documentación pendiente y regularizar inconsistencias.
💻14. Integración con sistemas patrimoniales
Los relevamientos deberán contribuir a mantener actualizados los sistemas patrimoniales institucionales, favoreciendo la calidad de datos, integridad de registros, trazabilidad, conciliación físico-sistémica y actualización de responsables y ubicaciones.
La información obtenida en los controles deberá servir de base para la regularización de registros en los sistemas patrimoniales vigentes.
🛡️15. Soporte para la gestión y control interno
Los relevamientos patrimoniales constituyen herramientas de apoyo para el control interno, auditorías, conciliaciones, investigaciones administrativas, toma de decisiones, planificación institucional y actualización contable y patrimonial.
El inventario no debe entenderse únicamente como un recuento de bienes, sino como un proceso de verificación, análisis, regularización y mejora continua de la información patrimonial.
✅16. Consideraciones finales
La toma de inventarios y el control patrimonial constituyen procesos permanentes y estratégicos para la adecuada administración de los bienes públicos universitarios.
Las presentes Bases y Lineamientos procuran consolidar criterios institucionales comunes que permitan fortalecer la transparencia, confiabilidad y actualización de la información patrimonial de la Universidad Nacional de Salta.