Manual de Procedimientos Patrimoniales
Universidad Nacional de Salta
Dirección General de Administración
Dirección de Patrimonio
📘1. Introducción
La administración patrimonial constituye una función estratégica para garantizar el uso adecuado, conservación, registración, control y disposición de los bienes de la Universidad Nacional de Salta.
El presente Manual reúne criterios de buenas prácticas, bases metodológicas para la toma de inventarios, procedimientos operativos, formularios y cursogramas destinados a fortalecer la gestión patrimonial institucional.
El documento se orienta a una gestión patrimonial trazable, documentada, verificable y compatible con los sistemas patrimoniales vigentes, particularmente con la transición y consolidación de SIU-Diaguita.
🎯2. Objetivos y alcance
- Uniformar criterios de administración patrimonial.
- Fortalecer el control interno y la trazabilidad.
- Mejorar la calidad de los registros patrimoniales.
- Ordenar altas, bajas, transferencias e inventarios.
- Facilitar auditorías y conciliaciones.
Aplicable a Rectorado, Facultades, Secretarías, Institutos, Sedes Regionales, Institutos de Educación Media, Bibliotecas, Laboratorios, Talleres, Depósitos y toda unidad organizativa con bienes de uso asignados.
⚖️3. Principios rectores
🏢4. Organización y roles
| Actor | Responsabilidades principales |
|---|---|
| Dirección de Patrimonio | Coordinar criterios técnicos, administrar registros, intervenir en altas, bajas, transferencias, inventarios, conciliaciones e indicadores. |
| Dependencias universitarias | Informar novedades, facilitar relevamientos, resguardar bienes, promover regularizaciones y mantener datos actualizados. |
| Responsable de Área Patrimonial | Articular con Patrimonio, organizar respuestas de la dependencia y canalizar documentación. |
| Responsable de Uso | Utilizar y conservar bienes asignados, comunicar deterioros, cambios de ubicación, faltantes o novedades. |
| Autoridades | Impulsar actuaciones administrativas y adoptar decisiones que correspondan. |
📥P01 - Incorporación de bienes (Altas)
Regular el ingreso de bienes al patrimonio institucional.
Compras, donaciones, transferencias, producción propia u otras incorporaciones autorizadas.
Documentación mínima
Factura u orden de compra; acta de recepción; expediente; resolución o acto aprobatorio cuando corresponda; identificación de dependencia y responsable.
Actividades principales
- Recepción del bien y documentación.
- Verificación de datos administrativos, contables y físicos.
- Clasificación patrimonial y rubro/inciso.
- Registración en sistema patrimonial.
- Asignación de número de inventario.
- Etiquetado y emisión de planilla de cargo.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
👤P02 - Asignación de bienes y responsables
Establecer el circuito para asignar bienes a dependencias y responsables de uso.
Bienes nuevos, bienes existentes, cambios de responsable o ubicación.
Documentación mínima
Planilla de cargo; constancia de entrega; conformidad de responsable; datos de ubicación física.
Actividades principales
- Identificar bien y dependencia.
- Determinar responsable de uso.
- Registrar ubicación física.
- Emitir planilla o constancia de cargo.
- Conformar por dependencia y responsable.
- Actualizar sistema patrimonial.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🔁P03 - Transferencias patrimoniales
Formalizar el traslado de bienes entre dependencias, sectores o responsables.
Transferencias internas, reasignaciones, mudanzas y reorganizaciones.
Documentación mínima
Solicitud fundada; conformidad de origen y destino; detalle de inventarios; autorización cuando corresponda.
Actividades principales
- Solicitud o detección de necesidad.
- Verificación del bien y estado.
- Conformidad de dependencia de origen.
- Conformidad de dependencia de destino.
- Actualización sistémica.
- Archivo de constancias.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🔎P04 - Inventarios y relevamientos patrimoniales
Verificar existencia, ubicación, estado, asignación y utilización de bienes de uso.
Inventarios generales, relevamientos parciales, controles selectivos y relevamientos extraordinarios.
Documentación mínima
Reporte patrimonial vigente; acta de inicio cuando corresponda; planillas de relevamiento; fotografías; informe final y anexos.
Actividades principales
- Planificar alcance y fechas.
- Notificar a la dependencia.
- Emitir reportes.
- Realizar control físico.
- Clasificar resultados.
- Emitir informe y promover regularización.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
⚠️P05 - Bienes faltantes
Ordenar el tratamiento de bienes registrados que no son localizados físicamente.
Bienes no visualizados en inventarios, controles o verificaciones puntuales.
Documentación mínima
Informe de búsqueda; descargo de dependencia; antecedentes; denuncia o actuación administrativa si corresponde.
Actividades principales
- Detectar faltante.
- Solicitar búsqueda y descargo.
- Verificar antecedentes de transferencia, baja o préstamo.
- Clasificar situación.
- Promover actuación administrativa.
- Registrar regularización o seguimiento.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
♻️P06 - Bienes de desuso o rezago
Establecer criterios para bienes ociosos, obsoletos, deteriorados o sin utilidad actual.
Bienes recuperables, reutilizables, reparables o pasibles de baja.
Documentación mínima
Informe técnico por persona idónea interna o externa; fotografías; detalle de inventario; evaluación de reutilización.
Actividades principales
- Detectar bien en desuso.
- Evaluar estado y utilidad.
- Requerir informe técnico si corresponde.
- Analizar reutilización interna.
- Derivar a depósito o iniciar baja.
- Documentar decisión.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🧾P07 - Bajas patrimoniales
Regular la exclusión de bienes del patrimonio institucional.
Bajas por deterioro, obsolescencia, rotura, pérdida, robo, destrucción, donación o transferencia sin cargo.
Documentación mínima
Solicitud; informe técnico; fotografías; dictamen jurídico cuando corresponda; resolución aprobatoria; planilla de baja; constancia de disposición final.
Actividades principales
- Recepción de solicitud.
- Verificación de antecedentes.
- Informe técnico.
- Intervención jurídica cuando corresponda.
- Acto administrativo aprobatorio.
- Registración de baja y disposición final.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🚨P08 - Robo, hurto o sustracción
Ordenar el circuito ante hechos que afecten bienes por presunta sustracción.
Bienes robados, hurtados o sustraídos dentro o fuera de dependencias universitarias.
Documentación mínima
Denuncia policial si corresponde; informe circunstanciado; antecedentes; intervención de autoridad; actuación administrativa.
Actividades principales
- Comunicación inmediata.
- Resguardo de antecedentes.
- Denuncia o informe según caso.
- Intervención de autoridad y asesoría jurídica si corresponde.
- Determinación de responsabilidades.
- Baja o regularización.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
📦P09 - Gestión del depósito patrimonial
Regular ingresos, permanencia, clasificación, egresos y disposición de bienes en depósito.
Bienes en guarda, disponibles para reasignación, deteriorados o en espera de baja.
Documentación mínima
Acta de ingreso; detalle de bienes; fotografías; registro de estado; acta de egreso o baja.
Actividades principales
- Recepción documentada.
- Clasificación por estado.
- Registro de ubicación en depósito.
- Publicación o comunicación de disponibilidad.
- Egreso por reasignación o baja.
- Actualización de registros.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
💡P10 - Producción propia y activos institucionales
Identificar y registrar bienes o activos generados por la Universidad.
Software, bases de datos, manuales, prototipos, equipamiento construido, publicaciones, recursos técnicos o digitales.
Documentación mínima
Informe de origen; área productora; finalidad; archivos fuente o documentación técnica; valorización cuando corresponda.
Actividades principales
- Identificar activo generado.
- Documentar origen y finalidad.
- Determinar naturaleza patrimonial.
- Coordinar con áreas técnicas competentes.
- Registrar, catalogar o resguardar según corresponda.
- Promover reutilización institucional.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🧮P11 - Conciliaciones patrimoniales
Comparar registros patrimoniales con registros contables y administrativos.
Altas, bajas, ajustes, devengados, PILAGÁ, SIU-Diaguita y registros complementarios.
Documentación mínima
Reportes patrimoniales; reportes contables; expedientes; planillas de conciliación; observaciones.
Actividades principales
- Importar o consolidar fuentes.
- Normalizar datos.
- Cruzar expediente, importe, rubro y concepto.
- Identificar diferencias.
- Regularizar o justificar.
- Emitir informe.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
📊P12 - Indicadores de gestión patrimonial
Medir evolución, consistencia y desempeño de la gestión patrimonial.
Altas, bajas, inventarios, responsables, rubros, antigüedad, dependencias, conciliaciones y auditorías.
Documentación mínima
Bases patrimoniales; reportes de sistemas; tableros; informes periódicos.
Actividades principales
- Definir indicador.
- Consolidar datos.
- Validar consistencia.
- Publicar tablero o informe.
- Analizar desvíos.
- Proponer acciones de mejora.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
🛡️P13 - Atención de auditorías
Ordenar la respuesta institucional ante requerimientos de control.
UAI, SIGEN, AGN, auditorías internas, externas o requerimientos de autoridades.
Documentación mínima
Requerimiento formal; antecedentes; planillas; informes; expedientes; constancias de regularización.
Actividades principales
- Registrar requerimiento.
- Definir alcance y responsables.
- Recolectar documentación.
- Preparar respuesta fundada.
- Remitir informe.
- Hacer seguimiento de observaciones.
Cursograma resumido
Controles mínimos
- Existe documentación respaldatoria suficiente.
- La dependencia y el responsable están identificados.
- La información fue registrada o actualizada en el sistema correspondiente.
- Se conserva constancia digital o física en el expediente o archivo institucional.
📝Formularios normalizados
- Dependencia solicitante.
- Descripción del bien.
- Origen de incorporación.
- Expediente y documentación.
- Responsable y ubicación.
- Número de inventario.
- Responsable de uso.
- Ubicación física.
- Firma de conformidad.
- Dependencia origen.
- Dependencia destino.
- Inventarios comprendidos.
- Conformidades.
- Fecha y equipo relevador.
- Sector relevado.
- Observaciones.
- Anexos de resultados.
- Inventario.
- Última ubicación conocida.
- Acciones de búsqueda.
- Descargo de dependencia.
- Causal.
- Informe técnico.
- Fotografías.
- Propuesta de disposición final.
- Persona idónea interviniente.
- Estado del bien.
- Posibilidad de reparación.
- Recomendación.
- Fecha.
- Bienes recibidos o entregados.
- Estado.
- Destino.
🧭Cursogramas generales
Alta patrimonial
Inventario
Baja patrimonial
Auditoría
✅Aprobación y actualización
El presente Manual podrá ser elevado para su consideración por la autoridad competente, y será actualizado cuando existan modificaciones normativas, cambios de sistema, observaciones de auditoría o mejoras de procedimiento.